Многие организации практикуют оформление наличных денежных средств, выданных подотчет физическому лицу для определенного целевого назначения. В оговариваемый период, обычно это бывает по завершении командировки или другого мероприятия с определенной целью, подотчетное лицо обязывается предоставить авансовый отчет (http://авансовыйотчет.онлайн/) о совершенных затратах, который подтверждается предоставляемыми первичными бухгалтерскими документами, обосновывающими совершенные расходы согласно существующему законодательству.
Со стороны бухгалтерии выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером, который подписывается подотчетным лицуем при получении денежных средств. В этом документе кратко описана целевое назначение и приводится номера и даты поясняющих внутренних документов, таких как приказ, командировочное удостоверение и т.п. Иногда расходный ордер оформляется по доверенности. Законом не предусмотрено ограничение сумм, выдаваемых подотчет, и они на практике бывают в самом широком диапазоне. При это не редко возникают ситуации невыполнения целевого назначения или не подтверждения расходов и возникает судебный иск к подотчетному лицу. Поэтому бывает очень важно иметь безупречное документированное обоснование расходов, по крайней мере настолько крупных, что это может быть причиной написания искового заявления, затрат времени и несения судебных издержек.
Иногда возникают ситуации, когда по тем или иным причинам эти документы оказываются не соответствующие требованиям, предъявляемым законом к первичному бухгалтерскому документу. Об этом могло быть известно заранее и есть договоренность об этом с бухгалтером организации, где получены подотчетные средства, или же ситуация оказалась неожиданной, но, в силу обстоятельств неизбежной при выполнения целевого задания. В первом случае, как правило, находится вполне законный путь формального подтверждения расходов и проблемы не возникает. Во втором - возникает конфликт, который может привести к обращению в суд. Отсюда вывод: все расходы, которые оказываются с риском невозможности документального подтверждения, необходимо согласовывать с ответственным бухгалтером так, чтобы можно было это напомнить ему при необходимости, например, с помощью записи телефонного разговора или диктофонной записи. Чаще всего это оказывается в рамках практикуемой и взаимно согласованной политики.